Aperçu de la politique de confidentialité

1. Introduction


La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer sur la manière dont [Notariat AI/ Itanéo] collecte, utilise, protège et partage vos données personnelles lorsque vous utilisez notre solution d’intelligence artificielle dédiée aux actes notariés, accessible via notre application web ou dans l’environnement Microsoft 365.


Nous nous engageons à garantir la confidentialité et la sécurité des données traitées conformément à la législation en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).


2. Responsable du traitement


Le responsable du traitement est :

Itanéo

Adresse : 3, allée des Nourrets, 78430 Louveciennes France

Contact : ai@itaneo.com


3. Données collectées


Nous pouvons collecter et traiter les catégories de données suivantes :

  • Données d’identification : Nom, prénom, adresse email, informations professionnelles.
  • Données de connexion et d’utilisation : Identifiants utilisateur, logs d’activité, paramètres et préférences.
  • Données juridiques : Documents et actes notariés partagés ou analysés via la plateforme ; fichiers téléchargés.
  • Données techniques : Type de navigateur, adresse IP, informations sur l’appareil utilisé.
  • Données de support : Correspondances avec le support technique ou le service client.


4. Finalités et base légale du traitement


Vos données personnelles sont traitées pour :

  • Fournir l’accès et le fonctionnement de l’application.
  • Faciliter la recherche, la compréhension et l’analyse des actes notariés.
  • Assurer la sécurité et la confidentialité des échanges.
  • Améliorer et personnaliser nos services, développer de nouvelles fonctionnalités.
  • Gérer les demandes d’assistance et de support.
  • Respecter nos obligations légales (facturation, audits).
  • La base légale du traitement repose sur l’exécution du contrat (accès au service), le respect d’obligations légales, ainsi que les intérêts légitimes de l’entreprise (sécurité, amélioration du service).


5. Sécurité et confidentialité


Toutes les données sont hébergées sur des serveurs sécurisés, situés dans l’Union européenne ou dans des pays reconnus comme adéquats par la Commission européenne.

  • Les documents et fichiers sont systématiquement chiffrés (cryptage AES 256, chiffrement « en transit » et « au repos »).
  • Accès limité aux données par les seuls personnels habilités et soumis à une obligation de confidentialité.
  • Authentification forte (via Microsoft Authenticator, par exemple).
  • Audit régulier de la conformité de notre infrastructure.


6. Partage des données


Nous ne partageons pas vos données personnelles avec des tiers, sauf dans les cas suivants :

  • Prestataires techniques et sous-traitants nécessaires à la fourniture du service (hébergement, cloud Microsoft Azure, maintenance).
  • Obligation légale ou administrative (demande judiciaire).
  • Avec votre consentement explicite.


Aucun acte ni document n’est partagé ni réutilisé en dehors de l’environnement sécurisé dédié.


7. Transferts internationaux


Les données ne sont transférées hors de l’Union européenne que si le pays destinataire présente un niveau de protection adéquat ou dans le cadre de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.


8. Conservation des données


Les données personnelles sont conservées pendant la durée d’utilisation du service.

Les documents traités sont conservés selon la législation applicable à la profession notariale, et selon les paramétrages définis par chaque client (cabinet).

Les logs techniques sont conservés jusqu’à 12 mois, puis supprimés ou anonymisés.


9. Vos droits


Conformément au RGPD, vous disposez de :

  • Droit d’accès à vos données personnelles.
  • Droit de rectification.
  • Droit d’effacement (« droit à l’oubli »).
  • Droit de limitation du traitement.
  • Droit d’opposition au traitement.
  • Droit à la portabilité de vos données.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à :ai@itaneo.com


10. Cookies et traceurs


Notre plateforme peut utiliser des cookies ou des dispositifs similaires uniquement à des fins techniques (authentification, sécurité) et jamais à des fins de publicité. Un bandeau d’information apparaît lors de votre première connexion.


11. Enfants et mineurs


Notre service est strictement destiné aux professionnels du notariat. Aucun traitement de données concernant des mineurs n’est prévu délibérément.


12. Modification de la politique

Cette politique de confidentialité peut évoluer, notamment en cas de modification réglementaire ou technique. Toute mise à jour sera communiquée sur la plateforme et, le cas échéant, par email.


13. Contact

Pour toute question relative à la protection de vos données, contactez :

Jérôme Piquot

3, allée des Nourrets

78430 Louveciennes